A gestão de frotas é o processo utilizado pelas empresas para cuidar e monitorar sua frota de veículos automotores comerciais. Envolve uma variedade de tarefas, desde rastreamento de veículos, melhoria da segurança e saúde do motorista e manutenção do veículo.
Por meio desse serviço, é possível ter um relatório com o tipo e quantidade de combustível gasto mensalmente, com o prazo para vencimento de documentos como IPVA e até mesmo com o desempenho dos motoristas.
Assim, esse gerenciamento é fundamental para reduzir gastos, e uma empresa que conta com um cartão gestão de frotas, pode ajudar a classificar as informações desnecessárias e gerar relatórios apenas nas áreas de que você precisa.
Se você quer saber mais sobre como a gestão de frotas funciona, continue aqui e acompanhe o artigo completo!
O que é gestão de frotas?
A gestão de frotas pode ser definida como os processos usados para monitorar as atividades em que os veículos da empresa estão inseridos.
Além de tomar decisões de gerenciamento de ativos, despacho e roteamento, e aquisição e revenda de veículos.
Com esse monitoramento, é possível analisar se os gastos são feitos de forma inteligente ou se é necessário realizar mudanças e cortes. E os gastos com as frotas podem ser divididos de duas formas:
- Ativos: estão relacionados à parte física da frota, ou seja, os veículos e suas manutenções e renovações;
- Capital humano: são as pessoas envolvidas neste processo, desde o gestor da frota, equipe e condutores onde requer treinamentos e capacitações contínuas.
Neste tipo de gestão, os custos são controlados, a produtividade otimizada, a eficiência garantida, os riscos monitorados, o combustível gerenciado, entre outras precauções.
Os insumos também são essenciais para que essa frota circule, como pneus, peças e combustível. Aqui entramos em um ponto super importante para todo profissional que atua na gestão de frotas: o controle dos gastos com combustível.
Qual a importância da gestão de frotas?
A gestão de frotas é importante já que coloca no papel tudo o que é feito com os automóveis, para assim pensar em uma administração inteligente desses bens.
Nada pode ser feito por acaso. O mínimo gasto precisa estar registrado para que os gestores possam avaliar se o uso foi realmente necessário ou se é preciso tirá-lo da lista.
Além disso, a gestão de frotas é necessária para auxiliar a manutenção de registros de seus veículos e o controle de todo o ciclo de vida dos veículos comerciais.
Além de reduzir o risco associado, melhorar a eficiência, aumentar a produtividade e garantir o cumprimento da legislação.
E com a ajuda de um software de gestão de frota, você consegue implementar programas de manutenção, que ajudam a manter os veículos em melhores condições de utilização. Além disso, permite detectar avarias e avarias.
Para uma empresa, ser capaz de detectar antecipadamente a avaria do veículo é muito importante, caso contrário, pode implicar em reparações caras e o veículo ficar fora de serviço por um tempo, o que pode afetar negativamente os resultados da empresa.
Portanto, o bom funcionamento de uma empresa depende de uma boa gestão e planejamento dos recursos móveis. Por isso, veja porque você deve investir nesse modelo de gestão.
Por que investir na gestão de frotas?
O maior benefício de se investir na gestão de frotas é a redução dos custos operacionais gerais.
Ou seja, usando os dados coletados, melhorias podem ser feitas em várias áreas-chave de operação, levando a maior eficiência, maior produtividade e melhor planejamento e despacho de rotas.
Economia de combustível aprimorada
O rastreamento do uso de combustível incentiva os motoristas a economizar combustível, reduzindo o uso em uma quantidade substancial.
Desempenho aprimorado do motorista
A partir de uma solução automatizada de gestão de frotas é possível detectar padrões de consumo e consequentemente, relatórios individualizados de desempenho de cada condutor.
Horas extras reduzidas
Rastrear as horas do motorista em tempo real ajuda a evitar horas extras injustificadas e violações de HOS e custos extras.
Melhora a Satisfação e Relações com o Cliente
Um sistema de gerenciamento de frota ajuda você a fornecer serviços mais eficazes aos seus clientes e melhora os prazos de entregas.
Quais tipos de frota podem ser gerenciados?
Qualquer tipo de frota pode ser gerenciada, desde veículos leves a pesados. O importante é ter o controle dos gastos e entender como está o desempenho dos profissionais envolvidos neste processo. Entenda cada caso a seguir:
Motos
Elas são indicadas para serviços de delivery e entrega convencionais. Essas empresas devem contar com a gestão de frotas para acompanhar os gastos com gasolina, manutenção e outros insumos.
Caminhões e ônibus
Eles geralmente fazem serviços mais pesados, de transporte humano ou de carga, e precisam do gerenciamento tanto do que carregam como do estado do veículo.
Transporte público
A manutenção do transporte público é fundamental para entregar comodidade para os cidadãos e ter feedbacks positivos em relação à empresa.
Por isso, o primeiro passo é pensar na eficácia da sua ação e escolher o transporte mais adequado de acordo com o seu ramo de negócio. Seja a sua frota leve, pesada ou até mesmo um pouco de cada, ela precisa de gestão e controle.
O cartão Gestão de Frotas da Vólus, por exemplo, atende qualquer tipo de empresa e tamanhos de frota, com um sistema preparado para acompanhar a rotina dos veículos diariamente e com relatórios completos.
Problemas comuns na gestão de frotas
Agora que você já sabe um pouco mais sobre a importância e funcionamento da gestão de frotas, vamos conhecer alguns dos principais problemas que podem ocorrer. Confira!
Uso indevido dos veículos
De modo geral, os processos de gestão de frotas são tecnológicos e fundamentais para agilizar diferentes etapas de uma empresa. Entretanto, o sistema só vai funcionar de maneira coesa se contar com o entendimento e conscientização de todos os colaboradores.
Para isso, é muito importante capacitar os trabalhadores sobre a importância de seguir os processos determinados, assim como na conservação dos veículos.
Além disso, investir em treinamentos de direção responsável é essencial dentro do sistema de gestão de frotas.
Para tornar esse processo mais eficaz é muito importante que a empresa desenvolva uma política de gestão de frotas.
Produtividade baixa
O investimento em treinamentos e capacitações além de ser extremamente útil para a melhora no serviço e aumento da produtividade é fundamental para o clima organizacional. A partir disso, os trabalhadores podem trabalhar mais empenhados e satisfeitos.
Portanto, uma estratégia essencial para estimular a melhora na produção, ao ponto de aumentar o envolvimento do trabalhador com o seu trabalho diário. Com isso, é possível melhorar o ambiente de trabalho e diminuir problemas internos.
Desperdício de combustível
Certamente o combustível está entre os principais propulsores de uma frota, ou seja, merece um cuidado especial para o gasto desnecessário. Para isso, é fundamental que os motoristas sejam orientados para uma direção defensiva.
Um modo de direção capaz de prevenir acelerações e frenagens bruscas que acarreta um gasto exagerado de combustível. Sendo assim, esses treinamentos são essenciais para eliminar vícios de direção que todos nós podemos adquirir durante a vida.
7 dicas para tornar a gestão de frotas mais eficiente
Separamos 7 dicas para tornar a gestão de frotas da sua empresa mais eficiente, para que as ações realmente tenham resultados.
Vejamos como tornar esse acompanhamento mais delimitado e assim entregar relatórios completos para a sua empresa:
Avalie os resultados do ano anterior
Os responsáveis pela gestão de frotas precisam usar dados do ano anterior ou os cases de sucesso para delimitar novas estratégias.
Para isso, você pode entrar em alguns detalhes específicos, como quais veículos são os mais econômicos, quais condutores são mais eficientes e quais são as melhores rotas.
Com essas informações fica mais fácil criar um parâmetro para ser seguido. Obviamente, os dados não podem ser uma camisa de força, já que cada época tem seu cenário econômico e social.
Mas o que foi coletado dos anos anteriores pode servir como inspiração e ponto de partida para a gestão inteligente dos insumos, entre outros.
Capacite os condutores
A gestão de frotas lida também com o ser humano. De nada adianta ter gastos exorbitantes com veículos de última geração, manutenção e outros insumos, se os condutores não são bem capacitados.
Dessa forma, o treinamento é uma forma de obter o melhor de cada profissional, tendo em mente os obstáculos que eles enfrentam ou que podem ser enfrentados junto à empresa.
É importante também que a capacitação mostre o valor dos profissionais. Para isso, as empresas devem investir em bons salários, na busca pelo conhecimento pessoal e em uma cultura organizacional saudável.
Monitore as multas e toda documentação do motorista/veículo
Os gastos com os veículos vão muito além de combustível e manutenção. É importante que eles estejam com as documentações em dia, como IPVA e seguro, além do motorista também provar que a sua CNH está atualizada.
Multas também devem entrar nessa gestão, já que ela desconta do financeiro da empresa e precisa ser registrada e avaliada. Assim, um motorista com várias multas por excesso de velocidade precisa ser avaliado com cautela, por exemplo.
É fundamental que existam profissionais que acompanhem essa parte burocrática, para evitar principalmente problemas legais em relação à documentação do veículo.
Faça a manutenção periódica dos veículos
Manutenção é um item obrigatório na gestão de frotas! Além de evitar infortúnios para a empresa, aumenta também a vida útil dos veículos.
Já imaginou não conferir com periodicidade a água e o óleo de um carro? As chances do motor bater e simplesmente parar de funcionar são grandes. Por isso, é essencial manter uma tabela para manutenção de todos os veículos da empresa.
Faça planilhas online ou até mesmo físicas. Coloque o número de automóveis da empresa, registre de quanto em quanto tempo aconteceram as manutenções e esteja sempre de portas abertas para receber qualquer tipo de comentário sobre o estado do veículo.
Compare os resultados
Para que a gestão de frotas seja mais acertada e eficiente, é importante comparar com o resultado de outros anos.
Se o seu negócio já fazia esse acompanhamento, pegue os dados antigos e olhe como a empresa se desenvolveu nos últimos anos. Com essas informações é possível criar estratégias de superação ou usar métodos que já trouxeram bons resultados.
Porém, se a gestão de frotas for atual, busque saber sobre a estratégia de outras empresas. Afinal, a concorrência pode ser também um parâmetro de melhorias!
Faça o planejamento de rotas
O planejamento é ponto essencial para a melhor gestão de qualquer serviço e empresa. Para a gestão de frotas é essencial para atingir a melhor produtividade possível, analisando melhores rotas e direcionando paradas em pedágios.
A partir desse plano de viagem traçado, a empresa consegue não só ter um maior controle sobre as viagens de toda a frota, como diminuir os custos operacionais.
Gerencie contratos
A prática de gerenciamento de contratos é essencial para garantir que seus motoristas e sua empresa tenham os melhores veículos e equipamentos possíveis. Além disso, desenvolver uma política de manutenção e troca de veículos.
Ter um contrato bem alinhado, seguindo à risca as necessidades da empresa é essencial para garantir o funcionamento completo de toda a frota. A partir disso, é possível diminuir problemas com peças e outras avarias.
Quais são os desafios da gestão de frotas?
Os principais desafios da gestão de frotas estão ligados ao acompanhamento das atividades com os veículos da empresa.
Mesmo que existam gestores contratados para acompanhar a movimentação, o trabalho humano é falho e pode deixar alguma informação passar despercebida.
Além disso, como são muitas atividades para verificar, a empresa precisa gastar ainda mais com esse monitoramento, o que deixa outros setores com menos investimentos.
Se não for realizado de forma inteligente, a gestão de frotas pode virar uma bola de neve, sem resultados. Podemos dizer que os desafios são:
Gerenciamento de combustível
Provavelmente, um dos maiores desafios de redução de custos na gestão de frotas é o aumento dos custos com combustível.
As flutuações no preço de mercado e os fatores externos que influenciam os preços estão além do controle de um gerente de frota, mas existem opções para ajudar a reduzir o consumo de combustível e os custos.
Os gestores de frotas podem realizar uma análise de custo-benefício das opções de combustível como forma de determinar o mais adequado para os veículos sob sua responsabilidade.
Outra área que você deve considerar é a escolha do cartão gestão de frotas, isso é fundamental para qualquer frota, selecionando a melhor oferta para atender às necessidades.
Erros e dificuldade no monitoramento
Erros na hora de formalizar as informações sobre os veículos é um desafio da gestão de frotas. Além disso, esquecimento sobre algum dado importante da frota, como época para fazer manutenção, período para pagar IPVA, entre outros, podem acontecer.
Outra dificuldade é a de acompanhar tudo que é preciso para manter a frota da empresa em dia, sem problemas com documentação, sempre abastecido e outros pontos.
Saúde e Segurança
Se acontecer o pior e um de seus funcionários se envolver em um acidente rodoviário, sua empresa precisa se certificar de que cumpriu as orientações de saúde e segurança.
Você precisa garantir que procedimentos de relatório robustos estejam em vigor para permitir que os motoristas lidem com um acidente.
E claro, seguindo os procedimentos de relatório de seguro corretamente para que os sinistros possam ser tratados de forma rápida e eficiente.
Evitando sobrecarga de informação
A operação da sua frota irá gerar muitos dados, mas sabemos por experiência que nem todos serão úteis.
Percorrer tantas informações é demorado e corre o risco de perder informações importantes e relevantes. Atualizar essas informações também tem implicações administrativas de tempo e dinheiro.
É por isso que o software de gerenciamento de frota é tão importante, já que ele pode ajudar a classificar as informações desnecessárias e gerar relatórios apenas nas áreas de que você precisa.
Uma opção para encarar todos esses desafios é adotar um sistema de gestão de frotas como o da Vólus, que armazena todas as informações em espaço centralizado.
Dessa forma, os responsáveis podem acompanhar e lançar no sistema o que acontece em relação aos veículos diariamente, além de verificar documentações, insumos gastos e mais dados importantes.
É melhor usar frota própria ou terceirizada?
Determinar a utilização de uma frota própria ou terceirizada depende das necessidades de cada empresa. Afinal, uma frota própria oferece muito mais flexibilidade, mas com isso custos operacionais, de manutenção e encargos trabalhistas aumentam.
De modo geral, as vantagens da terceirização de frota são o pagamento de um preço fixo, o que ajuda no controle financeiro e fluxo de caixa. Além de poder focar 100% em outras áreas da empresa, alocando até mesmo mais investimentos.
Outra vantagem importante é que geralmente uma frota terceirizada oferece serviços e sistemas mais atualizados e tecnológicos. Assim, isso torna a gestão muito mais completa e prática para a rotina da empresa.
Por outro lado, uma frota própria oferece vantagens como um controle completo sobre os processos logísticos, o que aumenta a possibilidade de encontrar falhas. Além disso, você também tem a possibilidade de realizar publicidade gratuita nos seus veículos e cargas.
Por isso, é importante analisar os serviços e comodidades que sua empresa necessita, assim como o orçamento disponível para investimento na gestão de frotas.
Entenda como a tecnologia pode ajudar na gestão
De modo geral, a gestão de frotas está diretamente ligada à tecnologia, software e tudo que há de mais moderno nos sistemas de gestão. Então, para você entender melhor os pontos essenciais que a tecnologia ajuda no gerenciamento, preparamos a lista a seguir.
Reduz custos
Certamente, um dos principais benefícios e motivos da implementação de uma gestão de frotas é a redução de custos. Afinal, através de sistemas tecnológicos é possível ter em tempo real dados sobre condições do veículo, dos motoristas e das pistas.
Ajuda no processo de manutenção
Com um grande banco de dados sobre toda a frota, a gestão automatizada ajuda na manutenção preventiva de todos os veículos. Ou seja, o sistema indica a validade de cada manutenção, estada de cada item, como óleo, água e pastilhas de freio.
É possível compartilhar informações
Por conta dos avanços tecnológicos, a gestão de frotas não precisa ficar na responsabilidade apenas de um gestor ou de uma equipe. Assim, é possível compartilhar todas as informações para os colaboradores envolvidos, como fornecedores e clientes.
Facilidade de dimensionar a frota
A partir da maior quantidade de informações é possível ter uma noção exata sobre a dimensão do desenvolvimento diário, semanal e mensal da empresa. Ou seja, entender como está cada processo logístico e encontrar falhas em tempo real.
Informações mais precisas
O lema de uma gestão de frotas é a precisão, ou seja, a sua empresa tem acesso às melhores informações a qualquer momento e de qualquer lugar. Uma vantagem tecnológica essencial para recalcular rotas, prazos e evitar prejuízos.
Planejamento de rota
Por fim, como falamos anteriormente, a tecnologia é uma ótima ajudante para o desenvolvimento do planejamento de rota perfeito para a sua logística. Portanto, a empresa consegue diminuir custos e ainda aprimorar a produtividade e os resultados obtidos.
Como a Vólus pode ajudar na gestão de frotas?
A gestão da frota é essencial para um bom funcionamento da frota de veículos, independentemente do tamanho.
Sendo assim, rastrear a localização e condição dos veículos, cronogramas de manutenção e uso de combustível ajuda a gerenciar custos e mantém o equipamento funcionando por mais tempo.
Da mesma forma, acompanhar os comportamentos e hábitos dos motoristas garante que os veículos sejam operados com segurança e eficiência, o que ajuda a manter os custos baixos.
E a melhor maneira de fazer esse gerenciamento é com o Cartão Gestão de Frotas da Vólus, a ferramenta mais completa para a gestão das despesas com abastecimentos e manutenções de toda sua frota.
Acompanhe em tempo real toda a movimentação financeira em nosso portal ou aplicativo, desenvolvido especialmente para os gestores de frotas, seja de administrações públicas ou empresas privadas.
Solicite uma proposta e melhore o gerenciamento da frota de veículos da sua empresa com as soluções da Vólus. Caso tenha interesse em novos conteúdos sobre gestão e benefícios, acesse o Blog da Vólus.